LÀM CHỦ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CÙNG ANH BÙI VĂN SƠN
Trong cuộc sống, việc thuyết trình không chỉ là một nghệ thuật mà còn là một kỹ năng cần thiết để giao tiếp và thuyết phục, bởi thuyết trình vốn là một hoạt động mà mỗi cá nhân phải sử dụng thường xuyên, từ những việc đơn giản như đưa ra ý kiến của mình trong một cuộc họp đến các hoạt động phức tạp hơn như trình bày về một sản phẩm, dịch vụ của công ty nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng,...
Tuy nhiên, không phải ai cũng có sẵn tố chất về kỹ năng này mà cần phải trải qua quá trình luyện tập và tích lũy hàng ngày thì mới có thể thuyết trình tốt được. Market News đã có cuộc trò chuyện với anh Bùi Văn Sơn, hiện đang là chuyên viên Kinh doanh - Nhóm Kinh doanh Giải pháp thanh toán MB 02, nghe anh chia sẻ về những kinh nghiệm thuyết trình “thực chiến” mà anh đã tích lũy được qua nhiều năm làm việc.
Đặc biệt, mới đây, tại cuộc thi “Thuyết trình, xây dựng đề xuất hợp tác và xây dựng kế hoạch hợp tác Marketing với Đơn vị chấp nhận thanh toán” do công ty tổ chức, anh Sơn đã xuất sắc chiến thắng giải Nhất về tổng các kỹ năng: thuyết trình, xây dựng bản chào hợp tác và xây dựng kế hoạch Marketing. Vậy hành trình của anh trong cuộc thi này có gì đặc biệt và những bí quyết nào đã giúp anh đạt được thành tựu này?
1. Nắm vững kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty
2. Tìm hiểu kỹ về đặc thù và hình thức kinh doanh của đối tác để hiểu được nhu cầu và mong muốn của đối tác
3. Lên kế hoạch chi tiết cho buổi thuyết trình: kế hoạch Marketing chỉn chu, slide bắt mắt,...
4. Lên dàn ý những ý chính sẽ trình bày trong buổi thuyết trình
5. Tập luyện nhiều tạo phong thái thuyết trình tự tin, trình bày lưu loát, rõ ràng
6. Phải làm chủ được bài thuyết trình của mình trong khoảng thời gian cho phép
7. “Đừng bán thứ bạn có mà hãy bán thứ khách hàng cần”. Khi thuyết trình với đối tác, hãy giúp đối tác nắm được những lợi ích mà đối tác sẽ nhận được nếu hợp tác với VNPAY-QR
Bí quyết giúp thuyết trình với đối tác hiệu quả
Tôi khá bất ngờ khi công ty tổ chức cuộc thi này. Đây thực sự là một cơ hội tốt để mọi người củng cố lại kiến thức của mình về sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang cung cấp ra thị trường. Trong quá trình chuẩn bị và tham dự cuộc thi, ban đầu tôi cảm thấy có chút hồi hộp. Tuy nhiên nhờ việc đã có một khoảng thời gian làm việc đủ lâu ở công ty cùng với sự đồng hành của các đồng nghiệp đã giúp tôi bình tĩnh và cảm thấy tự tin hơn.
Trước khi cuộc thi bắt đầu, cũng như các thành viên khác, tôi đã chuẩn bị khá kỹ lưỡng. Bên cạnh việc việc rà soát lại tất cả kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty, tôi còn nghiên cứu và tìm hiểu về đặc thù của đối tác mà tôi lựa chọn từ danh sách ban lãnh đạo đưa ra để tiến hành lên kế hoạch marketing cũng như slide cho buổi thuyết trình.
Cảm xúc của anh khi tham gia cuộc thi và anh đã chuẩn bị như thế nào?
Kết thúc cuộc thi, anh đã xuất sắc giành được giải Nhất về tổng các kỹ năng: thuyết trình, xây dựng bản chào hợp tác và xây dựng kế hoạch Marketing. Anh nghĩ yếu tố nào đã giúp anh chiến thắng trong cuộc thi này?
Tôi khá bất ngờ khi đạt được giải nhất của cuộc thi. Tôi nhận thấy rằng có hai yếu tố quan trọng đã góp phần làm nên chiến thắng của mình.
Thứ nhất là sự định hướng từ các sếp và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp. Anh Tuấn và chị Nhung, những người có kinh nghiệm và tầm nhìn sâu rộng, đã định hướng rõ ràng về sản phẩm và dịch vụ của công ty, giúp tôi hiểu sâu hơn về mục tiêu và định hình ý tưởng thuyết trình của mình. Sự đồng hành và hướng dẫn từ chị Tùng Mai - quản lý của tôi cùng với các đồng nghiệp đi trước như anh Lực và anh Phan Anh cũng đã cung cấp cho tôi nhiều góc nhìn và kiến thức quý báu, từ đó giúp tôi xây dựng được một bài thuyết trình đầy đủ và thuyết phục.
Thứ hai là sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ bản thân tôi. Tôi đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu và tìm hiểu thông tin, từ việc rà soát lại kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty đến việc lên kế hoạch chi tiết cho buổi thuyết trình. Sự tự tin và kiến thức vững vàng đã giúp tôi trình bày ý tưởng của mình một cách mạch lạc và thuyết phục.
Anh có gặp tình huống không mong muốn nào trong quá trình thuyết trình không? Nếu có, anh đã xử lý như thế nào?
Tôi đã gặp một chút khó khăn trong quá trình thuyết trình. Trong cuộc thi, thời gian thuyết trình được giới hạn không quá 30 phút. Tuy nhiên, bài thuyết trình của tôi đã vượt quá một chút do lượng thông tin tôi muốn truyền đạt đến đối tác khá lớn. Để đảm bảo tuân thủ yêu cầu của cuộc thi, tôi đã phải quay lại bài thuyết trình lần thứ hai để điều chỉnh thời gian.
Khi làm kế hoạch Marketing và proposal, tôi đã có một dàn ý trong đầu. Tuy nhiên, trong quá trình thuyết trình, có những phần tôi đã đi sâu, đôi khi làm cho thời gian thuyết trình bị kéo dài. Đồng thời, cũng có những ý mình đã bỏ quên hoặc không đề cập đến. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã bổ sung những ý thiếu vào phần sau của bài thuyết trình để đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng được truyền đạt đầy đủ mà không làm ảnh hưởng đến thời gian và luồng logic của bài thuyết trình.
Điều này phụ thuộc vào merchant mà mình lựa chọn. Bên cạnh việc tạo ra các slide bắt mắt, có kế hoạch marketing chi tiết và chỉn chu, thuyết trình một cách tự tin và trôi chảy, tôi nghĩ rằng để thu hút được sự chú ý của merchant và thuyết phục họ hợp tác với VNPAY-QR, điều quan trọng là phải thể hiện một cách rõ ràng những lợi ích mà họ có thể nhận được từ việc hợp tác này như tối ưu hóa vận hành, tăng doanh thu, tăng số lượng user, giảm rủi ro khi khách hàng thanh toán...
Trong quá trình gặp gỡ các merchant, tôi thấy rằng nhiều trong số họ đang gặp vấn đề về vận hành. Tuy nhiên, điều khách hàng quan tâm nhiều nhất lại là biểu phí và có sự so sánh giữa VNPAY-QR và VietQR. Đối với tình huống này, giải pháp không nằm ở việc tập trung quá nhiều vào biểu phí, mà thay vào đó, là đi sâu vào việc giải thích rõ để merchant nắm được những lợi ích mà VNPAY-QR mang lại như vận hành tự động và hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro hóa đơn chuyển khoản giả, tiết kiệm chi phí khi thanh toán QR nguồn tiền quốc tế,...
Khi thuyết trình về các giải pháp của công ty với đối tác, theo anh yếu tố nào là quan trọng nhất để buổi thuyết trình hiệu quả và thu hút được sự chú ý của đối tác?
Benjamin FrankLin từng nói: “Thất bại trong chuẩn bị có nghĩa là bạn đang chuẩn bị để thất bại”. Điều này không chỉ đúng trong cuộc sống mà còn áp dụng cho mọi buổi thuyết trình thành công.
Đầu tiên, để chuẩn bị cho một buổi thuyết trình, tôi luôn đảm bảo rằng bản thân đã nắm vững kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Tôi tin rằng sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và dịch vụ sẽ giúp tôi tự tin và thuyết phục merchant tốt hơn. Ngoài ra, tôi luôn tin rằng sản phẩm và dịch vụ mình đang đại diện là những sản phẩm tốt nhất trên thị trường.
Thứ hai, việc nắm bắt thông tin về merchant là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Tìm hiểu về merchant giúp tôi hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và các hoạt động đặc thù của họ. Khi được hỏi về các vấn đề cụ thể, việc hiểu biết sâu sắc về merchant giúp tôi tự tin trả lời và đồng thời đề xuất các giải pháp phù hợp từ công ty của mình để giúp merchant giải quyết được những vấn đề mà họ đang gặp phải.
Đằng sau mỗi thành công luôn là một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, và điều này cũng đúng với một buổi thuyết trình hiệu quả.
Anh thường chuẩn bị những gì trước mỗi buổi thuyết trình về các giải pháp của công ty với đối tác?
Về việc thể hiện cảm xúc trong buổi thuyết trình thì sao?
Trong quá trình thuyết trình, tôi luôn ưu tiên việc tiết chế cảm xúc. Điều này có nghĩa là không nên phê phán hay chê đối thủ của mình quá nhiều. Thay vào đó, tôi tập trung vào việc giới thiệu giải pháp của công ty một cách chuyên nghiệp và có sự tiết chế nhất định. Tuy nhiên, cá nhân tôi cũng sẽ không quá nghiêm túc, thay vào đó, tôi ưu tiên sự gần gũi và thân thiện với merchant. Điều này giúp merchant cảm thấy thoải mái và cởi mở chia sẻ về những nhu cầu của họ trong kinh doanh hàng ngày.
Quá trình phát triển kỹ năng thuyết trình của anh đã diễn ra như thế nào?
Tôi đã rèn luyện kỹ năng thuyết trình hàng ngày. Với tôi, để có thể thuyết trình trôi chảy và tự tin cần quá trình rèn luyện qua năm tháng. Tôi rèn luyện một phần từ quá trình làm việc từ trước đến nay ở VNPAY, bắt đầu từ năm 2019, do đó tôi đã có một khoảng thời gian dài được tiếp xúc với sản phẩm dịch vụ và khách hàng của VNPAY. Điều này giúp tôi có sự tự tin về sản phẩm và dịch vụ.
Bên cạnh đó, quá trình rèn luyện cũng được hỗ trợ và định hướng bởi các anh chị ban lãnh đạo cũng như đồng nghiệp trong team. Sự định hướng từ anh Tuấn, chị Nhung và sự hỗ trợ từ các anh chị đi trước như chị Tùng Mai, anh Tuấn Anh và anh Lực đã giúp tôi không chỉ phát triển kỹ năng mà còn xây dựng niềm tin vào bản thân.
Anh có lời khuyên nào dành cho mọi người trong công ty - những người muốn nâng cao kỹ năng thuyết trình?
Với bộ phận Kinh doanh, để thành công trong việc tiếp cận và thuyết phục merchant, điều quan trọng là phải hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ mà chúng ta đang đại diện. Hãy nắm vững thông tin về sản phẩm, ưu điểm, tính năng, và cách mà nó có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng. Với những bạn mới vào làm, hãy cố gắng đi gặp càng nhiều merchant càng tốt vì các tình huống ngoài đời thực sẽ giúp các bạn nhanh chóng rèn luyện kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống. Trong quá trình gặp gỡ, merchant sẽ đặt ra các thách thức và tình huống khác nhau, từ đó bạn có thể học hỏi và phát triển kỹ năng của mình.
Còn đối với các bộ phận khác, để nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc, hãy luôn tìm kiếm cơ hội để học hỏi và cập nhật kiến thức mới trong lĩnh vực của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tự tin và hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày. Ngoài ra, hãy tận dụng mọi cơ hội để trò chuyện và trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp, quản lý và ban lãnh đạo. Việc này sẽ giúp bạn nắm bắt được định hướng và kinh nghiệm từ những người đi trước, từ đó trau dồi và phát triển bản thân một cách toàn diện.
Một bí quyết để tự tin thuyết trình, nhiều người biết, nhưng ít ai làm: Thuyết trình, càng nhiều càng tốt!
Cảm ơn anh đã dành thời gian cho Market News và chúc anh luôn thành công trong sự nghiệp!